10 Hal yang Harus Diperhatik

Mengunjungi tempat baru di luar negeri memang menjadi salah satu impian bagi banyak orang. Tidak terkecuali bagi band, melakukan tur untuk mengenalkan musik kepada orang-orang baru di tempat yang asing menjadi target mereka juga. Harapan tur di luar negeri, selain bisa travelling, tentunya akan menguntungkan bagi si band itu sendiri. Lewat tur, kita bisa menyebarkan dan mengenalkan musik kita lebih luas, membuka jaringan musik lebih jauh, menambah pengalaman bermusik yang berbeda dan masih banyak lagi poin yang bisa diambil.

Tur di luar negeri secara mandiri, dengan maksud bukan gaya-gayaan, bukan tentang belanja, bukan tentang liburan, tidak semudah kita mengatur persiapannya seperti di negeri sendiri. Beberapa hal bisa menjadi kendala yang menghambat perjalanan tur. Tidak sedikit teman-teman band lain yang mengalami pengalaman buruk ketika melakukan tur. Seperti organizer yang ‘menghilang’, ketinggalan alat, overload baggage, bahkan duit abis.

Mencoba mengingat kembali apa yang pernah saya lakukan, lewat tulisan ini, saya merunut beberapa hal yang bisa dijadikan tambahan catatan untuk persiapan melakukan tur ke luar negeri.

1. Alokasi Budget
Ini bisa jadi yang paling pertama diperhatikan. Menghitung budget yang akan dikeluarkan dan yang harus disiapkan. Alokasi budget yang paling utama adalah tiket pesawat (jika lokasi harus menempuh perjalanan udara), pembengkakkan harga tiket pesawat tidak bisa diprediksi dengan mudah, yang pasti jika sedang ada promo season dan memilih jadwal penerbangan weekday, biaya tiket cenderung lebih murah. Alokasi selanjutnya bisa menunjuk pada akomodasi, transportasi lokal, makanan, dan kebutuhan keseharian lainnya. Jika poin-poin di atas ditanggung oleh sponsor atau organizer, anggarannya tentu bisa jadi tabungan selama tur.

2. Visa/Invitation Letter
Kalo tiket udah dipesan, terkadang visa jadi ketegangan berikutnya dalam proses persiapan tur. Tidak jarang band yang gagal berangkat karena masalah visa. Lebih baik publish rencana tur setelah tiket pesawat dan visa di tangan, karena jika dua hal ini sudah di tangan, 90% kita sudah bisa berangkat. Bekerjasama dengan agen atau pihak lainnya untuk mengurus visa bisa menjadi alternatif yang membantu proses. Jika destinasi tur perlu atau pun tidak perlu menggunakan visa, kita lebih baik meminta surat undangan dari teman atau pihak organizer di luar sana. Imigrasi di bandara bisa jadi tempat yang mempermasalahkan kalian untuk berkunjung ke negaranya sebagai penampil maka surat undangan ini bisa jadi jawabannya.

Satu hal yang bisa diakalin soal permasalahan izin di imigrasi yaitu menyiasati tujuan masuk ke negara tersebut. Karena kita membawa bagasi berisi peralatan musik untuk perform, beberapa imigrasi selalu minta ‘surat jalan’. Jika kondisi di proses ini jadi ribet, saya biasanya bilang kalo tujuan bawa alat-alat musik ini untuk rekaman studio, atau shooting video. Biasanya kami dilepaskan begitu saja.

3. Partner
Secara teknis syarat perjalanan sudah selesai, selanjutnya poin partner ini menjadi penting. Partner di sini dalam artian seseorang atau pihak yang akan membantu mengatur kita setiap gigs-nya. Beberapa teman pernah mengalami pengalaman buruk tentang ini, misalnya, tidak ada kabar dari organizer menjelang pertunjukan atau tidak ada organizer yang menjemput di bandara seperti yang sudah dijanjikan. Mendengar cerita seperti ini dan jika saya tidak mengenali sebelumnya tentang latar belakang si partner ini, kita selalu memastikan setiap detailnya, mulai dari venue, progress gigs, hingga kontrak dan cara kerja. Misalnya memastikan apa yang bisa dan tidak bisa mereka layani, mendata kontak partner hingga menawarkan sebuah souvenir. Salah satu dasar dari tur adalah pertemanan jaringan, menjadikan partner sebagai bagian dari tim dan memperlebar jaringan bisa membantu memperlancar proses tur. Ketika kita tur ke tempat baru, posisi kita adalah band baru, tidak bisa disamakan posisinya seperti kita dilayani oleh panitia pensi, kecuali memang kita mendapatkan undangan dari pihak luar sana, tentu tawaran deal-nya akan berbeda.

4. Survey
Poin ini seperti halnya yang dilakukan oleh para traveler ketika berkunjung ke destinasi baru. Begitu pun bagi band atau perwakilannya, ada kewajiban untuk mengumpulkan informasi tentang destinasi yang dituju. Tur mandiri sama halnya dengan backpacker, kita mengatur semua hal sendiri dan menggalinya lewat sumber-sumber yang bisa kita dapatkan di internet. Konsultasikan dengan partner, misalnya tentang airport tax, sim card, ATM, transportasi lokal, hingga konektor dan voltase listrik jika alat musik yang kita gunakan memiliki spesifikasi khusus. Tidak salahnya memastikan soal makanan lokal dan kondisi cuaca, kesalahan tentang dua hal ini tidak jarang bisa berakibat buruk selama tur.

5. Itinerary
Tur tanpa itinerary bisa jadi tur yang mengejutkan dan menyenangkan, namun dengan adanya itinerary, tur akan menjadi lebih terencana dan teratur. Itinerary bisa membantu kita dalam pemanfaatan waktu, hal sederhana seperti keterlambatan check in atau berangkat ke bandara bisa menghancurkan perjalanan tur kalian. Tur mandiri sangat berat, baik fisik maupun mental, jadi sangat perlu menyisipkan jadwal kegiatan untuk sekedar menikmati destinasi atau pesta sekalipun untuk menyeimbangkan perjalanan.

6. Job Description
Jika tim dari band untuk tur sangat terbatas, maka pengaturan kerja bisa dibagi-bagi sesuai dengan kemampuan. Apalagi jika kru yang biasa membantu kita di panggung-panggung lokal tidak bisa ikut tur, maka pekerjaan-pekerjaannya mesti dibagikan kepada setiap individu personel. Pembagian tugas ini bisa meliputi soal pengaturan itinerary, mendata alat dan kapasitas bagasi, komunikasi dengan partner, ngurusin teknis, promo, merchandise, hingga dokumentasi.

BACA JUGA - The Art of Repetition

7. Merchandise dan Jual CD
Beberapa kali tur, dua hal ini jadi penyelamat perjalanan. Apresiasi yang tinggi hingga support dari penonton pasti berujung pada pembelian merchandise dan CD. Hasilnya tentu saja bisa jadi budget tambahan untuk biaya hidup atau pun kebutuhan lainnya. Selain itu juga, dua hal ini bisa jadi media untuk mempromosikan proyek musik kita.

8. Dokumentasi
Perjalanan tur bisa menjadi pengalaman spiritual. Selama tur tentu saja mengalami momen-momen yang bermakna. Dokumentasi menjadi sangat perlu untuk menangkap momen-momen tersebut. Selain itu juga dengan adanya dokumentasi, baik itu foto, video hingga diari, bisa menjadi materi yang dapat diolah kemudian hari. Misalnya film dokumenter, pameran foto, bahkan buku.

9. Kebutuhan Personal
Setiap individu punya kebutuhan yang berbeda, hal-hal sederhana yang tidak disiapkan bisa cukup memengaruhi perjalanan tur. Kebutuhan personal seperti obat-obatan, rokok (untuk menghemat), colokan kabel, hingga kondom mungkin perlu.

10. Lokal
Mengunjungi destinasi baru di luar negeri tidak lepas dari tindak kejahatan. Sesederhana ditipu taksi atau dicopet bisa saja terjadi. Komunikasi dan konsultasi dengan partner lokal jadi solusi terbaik. Tentu saja orang lokal akan tahu banyak hal tentang harga normal untuk suatu biaya atau pun tempat-tempat yang harus diwaspadai. Exploring with a local suggestion is the best way!

Images: www.jonnytravels.com, IndoSurfLife.com, globaloud.com